Aufbewahrungsfristen ab 2025 – Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV
Am 1. Januar 2025 trat das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft und brachte eine bedeutende Änderung mit: Die Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen wurden verkürzt.
Diese Neuerung bietet Unternehmen und Gewerbetreibenden mehr Spielraum in der Dokumentenverwaltung. Allerdings führen offene Fragen in der praktischen Umsetzung noch zu Unsicherheiten.
Bürokratieentlastungsgesetz IV – Hintergrund und Zielsetzung
Das BEG IV zielt darauf ab, bürokratische Hürden abzubauen und Abläufe zu vereinfachen. Eine der zentralen Maßnahmen umfasst die Anpassung der Aufbewahrungsfristen.
Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, Unterlagen früher zu vernichten und Verwaltungsaufwände zu verringern.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sollen von dieser Änderung profitieren.
Welche Änderungen gelten bei den Aufbewahrungsfristen?
Eine wesentliche Neuerung betrifft die Verkürzung der Frist für Buchungsunterlagen von 10 auf 8 Jahre. Diese Regelung betrifft Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Rechnungen für Anlagegüter, die einer Abschreibung unterliegen, fallen jedoch nicht darunter.
Andere wichtige Dokumente wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse bleiben weiterhin der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterworfen.
Diese Anpassung schafft Platz in Archiven und senkt die Kosten für die langfristige Lagerung. Dennoch bleibt Vorsicht geboten, da bislang nicht alle Details der Regelung vollständig geklärt sind.
Noch offene Fragen zur Umsetzung
Obwohl die Änderungen rechtskräftig sind, bestehen weiterhin Unsicherheiten. Steuerberater sowie Industrie- und Handelskammern betonen, dass Details zur praktischen Anwendung der verkürzten Fristen noch unklar sind.
Unternehmen sollten daher genau analysieren, welche Dokumente von den neuen Fristen betroffen sind. Fehlerhafte Interpretationen könnten bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten zu Problemen führen.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen?
Dokumentenprüfung: Kontrollieren Sie, welche Unterlagen unter die neuen Fristen fallen, bevor Sie diese vernichten.
Beratung einholen: Konsultieren Sie Steuerberater oder rechtliche Experten, um Unsicherheiten zu klären und rechtssicher zu handeln.
Archivierungsprozesse anpassen: Nutzen Sie die Chance, Ihre Archivstruktur zu optimieren, und planen Sie zukünftige Dokumentenabläufe unter Berücksichtigung der neuen Fristen.
Schlussfolgerung und Ausblick
Die verkürzten Aufbewahrungsfristen nach dem BEG IV ermöglichen Unternehmen, Archivierungsprozesse zu verschlanken und Kosten zu reduzieren.
Gleichzeitig erfordert die bisher nicht vollständig geklärte Umsetzung Sorgfalt und eine gründliche Prüfung.
Mit Unterstützung durch Experten und einer angepassten Archivstrategie können Unternehmen die Vorteile der neuen Regelungen optimal nutzen.