Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Für viele kaufmännische Dokumente gelten gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. In der Regel betragen sie 6 oder 10 Jahre. Das ist der Zeitraum, über welchen Sie diese Unterlagen mindestens lagern müssen.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für kaufmännische Unterlagen und Dokumente beginnt:
- mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in laufend geführte Aufzeichnungen vorgenommen wurde, oder nachdem die letzten Buchungen erfolgt sind, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss, das Inventar oder der Lagerbericht abgeschlossen ist.
- für Geschäfts- oder Handelsbriefe mit Ablauf des Jahres, in dem sie versandt oder empfangen wurden.
- für Buchungsbelege oder anderweitige Unterlagen mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sie entstanden sind.
Ab wann können Sie Ihre Akten entsorgen?
Wenn zum Beispiel die letzten Buchungen für 2011 im darauffolgenden Jahr 2012 vorgenommen wurden, dürfen Sie ab dem 1.1.2023 sämtliche Unterlagen für 2011 vernichten. Die Aufbewahrungsfrist für die 2012 erstellten Daten beginnt mit dem Jahreswechsel 2012/2013, läuft 10 Jahre und endet somit zum Jahreswechsel 2022/2023.
Danach ist die Aktenvernichtung von Rechts wegen möglich.
Hinweis:
Falls das Finanzamt vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – in unserem Beispiel also bis zum 31.12.2022 – in Schriftform eine Außenprüfung ankündigt, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend!
Download: Tabelle gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2024
Sie wollen genau wissen, welche Dokumente Sie aktuell ab dem 01.01.2024 entsorgen können?
Hier finden eine detaillierte Tabelle aller Dokumente und Unterlagen mit den entsprechenden Aufbewahrungspflichten zum Download (im .pdf Format):
Download: Tabelle gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2023
Für den Fall, dass Sie sich noch zu den Fristen zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen und Daten für das Jahr 2023 informieren möchten, stellen wir Ihnen nachfolgend das entsprechende PDF zum Download zur Verfügung.
Wenn Sie darüber hinaus noch Fragen zum Thema haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
Datenvernichtung – 7 Dinge, die Datenschützer nicht wissen
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– Haftung / Risiken!
- 7 Maßnahmen für eine sichere Akten- und Datenträgervernichtung
– Dokumentation / Planung / Vernichtung
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– Beratung / Lösung / Umsetzung
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